Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Kayoso Events (Einzelunternehmen) Inhaber: Kay A. Schink c/o Online-Impressum 11552 Europaring 90 53757 Sankt Augustin E-Mail: info@bearhood.de

Beide Websites laufen als Anwendungen auf unserem eigenen Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) gemietet haben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in der EU.

Beim Besuch der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten, insbesondere deine IP-Adresse, um die Seite an deinen Browser auszuliefern.

Ein Zugriffsprotokoll mit IP-Adressen führen wir nicht. Die Anwendung protokolliert nur technische Status- und Fehlermeldungen; diese Protokolle sind in ihrer Größe begrenzt, werden automatisch überschrieben und spätestens bei der nächsten Aktualisierung der Website gelöscht.

Zum Schutz unserer Formulare vor Spam und Missbrauch (zum Beispiel Kontaktformular, Anmeldungen und Benachrichtigungen) nutzen wir deine IP-Adresse außerdem kurzzeitig, um zu viele Anfragen in kurzer Zeit zu begrenzen. Sie wird dafür nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten, nicht dauerhaft gespeichert und spätestens beim Neustart der Anwendung verworfen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer stabilen und sicheren Bereitstellung der Website und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir setzen nur Techniken ein, die für den Betrieb der Website erforderlich sind, es sei denn, du willigst in mehr ein:

• „cc_cookie“: speichert deine Auswahl im Einwilligungsbanner, damit wir sie bei späteren Besuchen berücksichtigen. • „bh_locale“: speichert deine Sprache (Deutsch oder Englisch) auf bearhood.de für ein Jahr. • Anmeldung: Wenn du dich anmeldest, wird deine Sitzung im Speicher deines Browsers gehalten. • Darstellung und Sprache: Deine Einstellung zum hellen oder dunklen Modus und auf play.bearhood.de deine Sprachwahl werden lokal in deinem Browser gespeichert. • Nur mit deiner Einwilligung: „ph_…_posthog“ (Cookie und lokaler Speicher) für die Analyse, siehe Abschnitt 4.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Optionale Dienste wie die Analyse laden wir nur mit deiner Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Deine Auswahl kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern.

Mit deiner Einwilligung setzen wir PostHog ein, einen Dienst der PostHog Inc. (USA), um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, Fehler zu finden und die Website zu verbessern. Unser Projekt liegt in der EU-Cloud von PostHog in Frankfurt am Main, PostHog verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Daten werden über unsere eigene Domain bearhood.de übertragen.

PostHog erfasst: • Nutzung: welche Seiten du aufrufst, welche Elemente du anklickst (zum Beispiel Ticketlinks), wie weit du scrollst, die verweisende Website und Kampagnen-Parameter in Links (zum Beispiel „utm_source“). • Technische Daten: Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße, Sprache, ungefährer Standort (Land und Stadt) und Ladezeiten der Seiten. • Fehler: technische Fehlermeldungen, die in deinem Browser auftreten, damit wir sie beheben können. • Sitzungsaufzeichnungen: eine Rekonstruktion deines Besuchs (Seiteninhalt, Mausbewegungen, Klicks und Scrollen), ähnlich einem Video. Alles, was du in Formularfelder eingibst, wird unkenntlich gemacht und nie aufgezeichnet. Seiten in deinem Benutzerkonto werden nicht aufgezeichnet. • Anmeldungen und Benachrichtigungen: dass du dich zu einem Event angemeldet hast (mit Event und Personenzahl), eine Anmeldung storniert hast oder dich für Event-Benachrichtigungen eingetragen, sie bestätigt oder dich abgemeldet hast. Dein Name, deine E-Mail-Adresse und die übrigen Angaben aus dem Formular werden nicht übertragen.

Um deinen Browser bei späteren Besuchen wiederzuerkennen, speichert PostHog eine zufällige, pseudonyme Kennung in einem Cookie und im lokalen Speicher deines Browsers („ph_…_posthog“, gültig für ein Jahr). Bist du angemeldet, erhält PostHog außerdem die interne Kennung deines Benutzerkontos (eine zufällige Zeichenfolge, nicht dein Name oder deine E-Mail-Adresse), damit deine Besuche auf verschiedenen Geräten als eine Person gezählt werden. PostHog verfolgt dich nicht über andere Websites hinweg. Deine IP-Adresse wird nur zur Bestimmung des ungefähren Standorts genutzt und nicht gespeichert.

PostHog löscht Nutzungsdaten automatisch nach einem Jahr und Sitzungsaufzeichnungen nach 30 Tagen. Möchtest du, dass deine Daten bei PostHog früher gelöscht werden, schreib uns an info@bearhood.de.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen; PostHog erfasst dann nichts mehr und die Kennung wird aus deinem Browser entfernt. Ohne Einwilligung wird PostHog nicht geladen.

Unabhängig von deinem Besuch übertragen wir außerdem Zahlen aus unserer eigenen Datenbank an PostHog, um sie zusammen mit den Nutzungsdaten auszuwerten: unsere Events, die Zahl der Anmeldungen und Stornierungen pro Event und Tag sowie einzelne Anmeldungen und Ticketkäufe mit nur Event, Personen- bzw. Ticketzahl, Verkaufskanal, Sprache und Zeitpunkt. Diese Kopien enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen oder sonstigen Kontaktdaten und sind nicht mit deinen Besuchen verknüpft. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Auswertung unserer Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Du kannst ein Benutzerkonto anlegen. Dafür verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, dein Passwort (nur verschlüsselt gespeichert) bzw. Anmeldelinks, deinen Benutzernamen, ein optionales Profilbild und deine Spracheinstellung. Nutzt du die Community-Funktionen, speichern wir außerdem deine Likes, Merker und Kommentare; Kommentare sind zusammen mit deinem Benutzernamen und Profilbild für andere Besucher sichtbar.

Freiwillig kannst du im Konto deinen Vor- und Nachnamen hinterlegen. Wir nutzen sie, um deine Event-Anmeldungen vorauszufüllen, und sprechen dich in E-Mails mit deinem Vornamen an. Sie sind nicht öffentlich, werden verschlüsselt gespeichert und lassen sich im Konto jederzeit ändern oder löschen.

Benutzerkonten und Datenbank stellt Supabase Inc. (USA) bereit. Unser Projekt liegt in einem Rechenzentrum in Irland (EU). Supabase verarbeitet die Daten in unserem Auftrag.

Um deine Anmeldung abzusichern, speichert Supabase zu jeder Sitzung die IP-Adresse und den Browser. Diese Angaben werden gelöscht, wenn du dich abmeldest, spätestens aber 30 Tage nach der letzten Nutzung der Sitzung. Außerdem führt Supabase zur Sicherheit kurzzeitig technische Protokolle.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir genutzten Funktionen). Deine E-Mail-Adresse kannst du im Konto ändern; die Änderung gilt erst, wenn du sie über die alte und die neue Adresse bestätigt hast. Dein Konto kannst du jederzeit selbst im Konto löschen oder per E-Mail an info@bearhood.de löschen lassen. Dabei werden auch Profil, persönliche Angaben, Profilbild, Kommentare, Likes, Merker, Ticket-Erinnerungen und Event-Benachrichtigungen gelöscht.

Mitglieder des Bearhood-Teams können auf unserer Website ein öffentliches Profil mit Name, Funktion, Kurzbeschreibung, Profilbild und Links zu ihren Social-Media-Konten anlegen. Das ist freiwillig; die Angaben lassen sich jederzeit ändern oder entfernen.

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Du kannst dich für Benachrichtigungen über neue Events eintragen. Dabei nutzen wir das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Eintragung erhältst du eine E-Mail und musst die Anmeldung bestätigen. Wir speichern deine E-Mail-Adresse, deine Sprache, den Zeitpunkt von Anmeldung und Bestätigung sowie technische Schlüssel für Bestätigung und Abmeldung. Damit du eine Benachrichtigung nicht doppelt bekommst, speichern wir außerdem, zu welchem Event wir sie dir geschickt haben; diesen Eintrag löschen wir automatisch einen Tag nach dem Event.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Jede Benachrichtigung enthält einen Abmeldelink; nach der Abmeldung oder wenn du dein Benutzerkonto löschst, löschen wir deine E-Mail-Adresse. Änderst du die E-Mail-Adresse deines Kontos, zieht die Anmeldung auf die neue Adresse um.

Wenn du angemeldet bist, kannst du dich benachrichtigen lassen, sobald es Tickets für ein Event gibt. Wir speichern dafür, für welches Event die Erinnerung gilt, verknüpft mit deinem Benutzerkonto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Erinnerungen löschen wir automatisch, sobald das Event vorbei ist; übrig bleibt nur die anonyme Zahl der Erinnerungen pro Event.

Für manche Veranstaltungen meldest du dich direkt auf unserer Website an. Wir verarbeiten Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls angegeben), die Anzahl der angemeldeten Personen (bis zu 6, ohne Namen deiner Begleitung) und eine optionale Nachricht. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link, über den du deine Anmeldung ansehen oder stornieren kannst.

Hast du ein Benutzerkonto mit derselben E-Mail-Adresse, verknüpfen wir die Anmeldung damit. Du siehst sie dann auch in deinem Konto unter „Meine Events“ und kannst sie dort ändern oder absagen. Löschst du dein Konto, bleibt die Anmeldung bestehen, nur ohne Verknüpfung.

Wir nutzen die Daten für die Planung, den Einlass und um dich über Änderungen zu informieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Drei Monate nach der Veranstaltung löschen wir die Anmeldungen automatisch. Übrig bleiben nur anonyme Zahlen (wie viele Anmeldungen und Stornierungen es pro Tag gab), die keinen Rückschluss auf dich zulassen.

Wenn du uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreibst, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, den Betreff und deine Nachricht, um deine Anfrage zu beantworten. Nachrichten aus dem Kontaktformular werden in unserer Datenbank gespeichert und uns per E-Mail weitergeleitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nachrichten aus dem Kontaktformular löschen wir automatisch sechs Monate nach Eingang, die Kopie in unserem Postfach ebenfalls nach sechs Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (etwa bei geschäftlicher Korrespondenz). Übrig bleibt nur die anonyme Zahl der Nachrichten pro Monat.

E-Mails wie Anmeldelinks, Bestätigungen, Nachrichten aus dem Kontaktformular und Event-Benachrichtigungen versenden wir über Resend (Resend Inc., USA). Der Versand läuft über ein Rechenzentrum in Irland (EU); da Resend ein US-Unternehmen ist, ist ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen (siehe Abschnitt 17).

Benachrichtigungen an viele Empfänger (neue Events, Ticket- und Event-Erinnerungen) versenden wir über unseren eigenen Mailserver (mail.bearhood.de), den wir auf einem Server der STRATO AG (Berlin) betreiben. An Adressen, deren E-Mail-Dienst bei Microsoft liegt (z. B. Outlook, Hotmail), gehen diese Benachrichtigungen aus Gründen der Zustellbarkeit weiterhin über Resend.

Die Dienstleister verarbeiten deine E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht nur, um sie zuzustellen.

Tickets verkaufen wir vor allem über Eventbrite, für einzelne Veranstaltungen auch über Zahlungslinks von Stripe. Bei Veranstaltungen mit Partnern kann der Verkauf auch über andere Plattformen laufen, zum Beispiel über eventjet (Events im Club Sauna by Boiler) oder direkt über die Location mit Zahlung per PayPal (Events im Club Culture Houze). Welche Plattform genutzt wird, steht beim jeweiligen Event.

Beim Ticketkauf ist die jeweilige Plattform nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen für Kauf und Zahlung verantwortlich. Als Veranstalter erhalten wir die für die Durchführung nötigen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Ticketart und Check-in-Status) und nutzen sie für Einlass und Gästelisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kaufst du über einen Zahlungslink von Stripe, wickelt die Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) die Zahlung ab. Dabei werden dein Name, deine E-Mail-Adresse, deine Rechnungsadresse und deine Zahlungsdaten verarbeitet. Wir erhalten Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse sowie die Bestätigung, dass die Zahlung erfolgt ist; deine vollständigen Kartendaten sehen wir nicht. Für einige Zwecke, etwa Betrugsprävention und gesetzliche Pflichten, ist Stripe selbst verantwortlich (https://stripe.com/de/privacy). Die Zahlungsbelege bewahren wir so lange auf, wie es das Steuerrecht verlangt (bis zu zehn Jahre).

Hast du ein Konto auf bearhood.de und kaufst mit derselben E-Mail-Adresse ein Ticket für eines unserer Events über Eventbrite oder bezahlst die Teilnahme über einen unserer Stripe-Zahlungslinks, zeigen wir das Event unter „Meine Events“ in deinem Konto an. Dafür fragen wir bei Eventbrite und Stripe regelmäßig die Bestellungen für unsere kommenden Events ab und speichern je Bestellung nur das Event, die Anzahl der Tickets bzw. Plätze, die Bestell- bzw. Zahlungsnummer und einen pseudonymisierten Prüfwert (Hash) der E-Mail-Adresse, keine Namen und keine E-Mail-Adresse im Klartext. Den Prüfwert speichern wir auch, wenn du (noch) kein Konto hast, damit ein später angelegtes Konto sie anzeigen kann. Stornierte oder erstattete Bestellungen entfernen wir beim nächsten Abgleich, alle Einträge löschen wir drei Monate nach dem Event. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Kontoinhaber, sonst unser berechtigtes Interesse, Käufern ihre Tickets und Zahlungen im Konto anzuzeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Links von unserer Website zu Ticketshops können ein Kürzel enthalten, an dem die Plattform erkennt, dass der Kauf über unsere Website kam. Wir sehen daraus nur zusammengefasste Verkaufszahlen.

Auf unseren Veranstaltungen können Fotos und Videos entstehen. Wir nutzen sie zur Dokumentation, für Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit sowie zur Vorstellung künftiger Veranstaltungen, etwa in der Galerie auf unserer Website, auf unseren Social-Media-Kanälen und in Drucksachen. Gelten bei einer Veranstaltung besondere Regeln für Aufnahmen, geben wir sie in der Veranstaltungsbeschreibung oder vor Ort bekannt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bist du auf einem Foto zu sehen und möchtest, dass es entfernt wird, kannst du das angemeldet direkt in der Galerie beantragen (wir speichern den Antrag mit deiner Nutzer-ID und einer optionalen Begründung) oder an info@bearhood.de schreiben. Wir entfernen das Foto zeitnah. Löschst du dein Konto, bleibt der Antrag ohne Verbindung zu deinem Konto bestehen, damit das Foto trotzdem entfernt wird.

Um Hausverbote nach unseren AGB durchzusetzen und unsere Gäste zu schützen, führen wir eine Liste, auf die nur unser Kernteam Zugriff hat. Sie enthält Name, Zeitraum des Hausverbots, den Grund als Kategorie, die Entscheidung und ob die Person informiert wurde. Falls nötig, geben wir den Namen an die Security der Location weiter; vor großen Veranstaltungen gleichen wir die Liste mit der Gästeliste ab.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Gäste und an der Durchsetzung von Hausverboten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten speichern wir bis zum Ende des Hausverbots; dauerhafte Hausverbote prüfen wir alle zwei Jahre.

Wir betreiben Auftritte auf Instagram und Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.). Beim Besuch gelten die Datenschutzbestimmungen von Meta. Für die Statistiken, die Meta uns zu unseren Seiten bereitstellt (Insights), sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); erste Anlaufstelle für deine Rechte ist dabei Meta.

Außerdem sind wir auf TikTok und Resident Advisor vertreten; dort gelten deren Datenschutzbestimmungen. Wir binden keine Social-Media-Inhalte auf unserer Website ein, sondern verlinken nur darauf.

Unsere Website enthält Links zu anderen Websites, zum Beispiel zu Ticketshops, sozialen Netzwerken oder Karten. Sobald du einem solchen Link folgst, gilt die Datenschutzerklärung der jeweiligen Website.

Supabase, Resend, Stripe und PostHog sind US-Unternehmen bzw. gehören zu einem US-Konzern. Auch wenn unsere Daten in Rechenzentren in der EU bzw. von EU-Tochtergesellschaften verarbeitet werden, ist ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen. Grundlage dafür ist das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO).

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konkrete Fristen findest du in den Abschnitten oben. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, kannst du dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Um deine Rechte auszuüben, schreib uns einfach an info@bearhood.de.

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Alt-Moabit 59-61 10555 Berlin https://www.datenschutz-berlin.de

Wir schützen deine Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen, unter anderem mit verschlüsselter Übertragung (TLS), einem auf das Kernteam beschränkten Zugang zum Admin-Bereich und einer Protokollierung von Änderungen im Admin-Bereich, deren Einträge wir nach drei Monaten automatisch löschen. Wählst du ein Passwort, prüft unser Server anonym, ob es aus bekannten Datenlecks bekannt ist (Pwned Passwords von Have I Been Pwned): Übertragen werden nur die ersten fünf Zeichen eines Hash-Werts des Passworts, nie das Passwort selbst oder deine IP-Adresse.

Bearhood wird ständig weiterentwickelt. Funktionen, eingesetzte Technik und Dienstleister können sich deshalb ändern; diese Erklärung passen wir dann entsprechend an. Wir arbeiten daran, nach und nach mehr Dienste bei Anbietern mit Sitz in Deutschland bzw. der EU zu betreiben oder selbst zu hosten, wie wir es bei unserem Mailserver bereits tun.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung. Stand: 18. Oktober 2026.